К стр Секретарь-машинистка
1. Специальность:
секретарь
машинистка
2. Назначение профессии.
Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или подразделений предприятий (руководителей разного уровня, работников администрации).Характер и содержание труда варьируется с учетом профиля деятельности предприятия, специфики организации труда и видов работ в организационно-управленческой службе конкретного предприятия.
3.Общая характеристика профессии.
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений. Получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям. Организует телефонные переговоры руководителя. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
4. Содержательные параметры профессиональной деятельности.
4.1. Виды профессиональной деятельности:
Должен знать:
- специфику деятельности предприятия;
- основы управленческой деятельности;
- порядок документационного обеспечения;
- порядок работы с документами предприятия;
- порядок осуществления контроля за исполнением документов;
- порядок обработки почтовой корреспонденц щии;
- основы редактирования текстовых документов;
- технику машинописи.
4.2. Теоретические основы профессиональной деятельности:
Должен знать:
-
постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающихся ведения делопроизводства;
-
руководящий состав организации и ее подразделений;
-
машинопись;
-
правила орфографии; порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
-
правила эксплуатации персональных компьютеров, диктофонов, магнитофонов;
-
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
-
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
-
основы организации труда;
-
законодательство о охране труда Российской Федерации;
-
правила внутреннего трудового распорядка;
-
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
-
Выполнение работ по организационно-техническому обеспечению деятельности административно-управленческих подразделений (руководителей разного уровня, работников администрации и др.) в организациях, учреждениях, министерствах, ведомствах, предприятиях, фирмах, разного профиля деятельности и форм собственности.
5. Требования индивидуальным особенностям специалиста.
- высокий уровень самоорганизации;
- ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач;
- инициативность, умение принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу;
- сохранение коммерческой тайны и сведений конфиденциального характера;
- умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактов;
- пунктуальность;
- умение предвидеть напряжение ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент;
- преданность в работе - основное качество для идеальных отношений с руководителем.
- умение адаптироваться, быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений;
- коммуникабельность, способность легко устанавливать контакты, связи;
- любезность, вежливость, доброжелательность;
- опрятность, умение одеваться с учетом деловой обстановки;
- стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний.
6. Медицинские ограничения регламентированы Перечнем противопоказаний Министерства Здравоохранения и медицинской промышленности РФ.
Деятельность не рекомендуется людям, страдающим заболеваниями:
- - органов дыхания (бронхиальная астма, туберкулез и др.);
- - сердечно - сосудистой системы (порок сердца, гипертония и др.);
- - нервной системы (невроз, менингит и др.);
- - имеющим дефекты и явные физические недостатки.
7. При успешной сдачи Государственных экзаменов учащемуся присваивается квалификация “Секретарь”.
К стр Секретарь-машинистка
